Veel organisaties die ik spreek werken al jaren met hun ERP-systeem en gebruiken hier omheen allerlei andere systemen voor specifieke doeleinden. Wat mij elke keer weer opvalt is dat de organisaties veelal een enorm applicatielandschap hebben en een sterke behoefte hebben aan vereenvoudiging van dit landschap. Immers, de kosten om een dergelijke landschap te onderhouden zijn hoog. Een zin die ik bijna elke keer hoor is: “…en we willen absoluut geen maatwerk meer”. Begrijpelijk. En het me aan het denken. Want hoe bepaal je nu welke applicaties je nodig hebt en of je maatwerk toestaat? 

Een model wat mij enorm anders naar applicatielandschappen heeft doen kijken is de Pace Layered Architecture van Gartner:

Kern van het model is dat je de applicaties indeelt in de verschillende lagen. Een eerste laag voor de basistransacties binnen het proces, sterk gestandaardiseerd, niet uniek en met een lange levensduur (Systems of Record). Vervolgens de branche specifieke oplossingen die zorgen dat de organisatie onderscheidend is van de concurrentie, met een levensduur van 1 tot 3 jaar (Systems of Differentation). Experimenteren met nieuwe, out of the box ideeën horen bij de Systems of Innovation en hebben doorgaans een levensduur van circa 12 maanden.

Ik vind het echt een goed model die je in staat stelt om eens kritisch naar je applicaties te kijken en deze in te delen. Alleen hoe deel je deze nu in? De applicaties worden gebruikt in de business. En de business is niet direct bezig met het indelen van applicaties in een dergelijk model. Nee, in tegendeel. Daar ligt de focus op geld verdienen en optimalisatie van de operatie. En dat zette mij wederom aan het denken. Hoe kun je de business en IT nu aan elkaar verbinden zodat ze dezelfde taal spreken en gezamenlijk scherp naar de gebruikte tools kijken (IT in dit geval)? Hoe doet de business dat als zij zelf met optimalisatie vraagstukken worstelt?

De business heeft voor optimalisatie haar eigen modellen. Veel van deze modellen zijn opgehangen aan het begrip Lean. Lean heeft sinds het begin van mijn arbeidscarrière een enorme vlucht genomen, vele organisaties gebruiken het in meer of mindere mate. Eén van de modellen die vaak wordt gebruikt om bewustwording te creëren en als startpunt dient voor een Lean-implementatie is 5S:

Een eenvoudig model om de werkplekken op te ruimen en slim in te delen. Doel is om al het onnodige te verwijderen van de werkvloer (Sort, of Seiri in het Japans). Gereedschappen geef je een vaste plek zodat deze eenvoudig kunnen worden gepakt wanneer benodigd (Set in Order of Seiton). Het is vervolgens belangrijk dat de werkvloer netjes blijft opgeruimd (Shine of Seiso) waarna er dient te worden gestandaardiseerd wat duurzaamheid geeft aan de eerste drie stappen (Standardize of Seiketsu). De belangrijkste (en moeilijkste) is het in standhouden van de systematiek (Sustain of Shitsuke). 

5S is hét model als het gaat om standaardisatie op de werkvloer als je het mij vraagt. Vooral erg krachtig door zijn eenvoud. Dit zelfde geldt voor de Pace Layered Architecture van Gartner. Deze modellen lijken in de kern ook wel ergens op elkaar. Ze zijn beide bezig met standaardiseren / indelen van tools. Ze zorgen beide voor een scherpe focus: de Pace Layered Architecture laat je bij elke applicatie nadenken over zijn plek in het model en daarmee wordt de toegevoegde waarde direct duidelijk. 5S zorgt er vervolgens voor dat je scherp blijft toevoegde waarde om zo verspillingen (Muda!) te voorkomen. 

Kortom, als je beide modellen combineert ben je als organisatie in staat om:

• Applicaties samen met de business in te delen naar toegevoegde waarde
• Doelstelling van de applicaties helder te formuleren, inclusief de levensduur
• Last but not least: business én IT blijven scherp op applicatie wildgroei!
  

De samenwerking tussen de business en IT zorgt voor een verhoogde wendbaarheid in het gebruik van nieuwe en slimme technologie. En dat is hard nodig om de concurrentie voor te blijven. De wereld om ons heen is in een razend tempo aan het digitaliseren. Er wordt op allerlei plaatsen data gegenereerd die moet worden vertaald naar bruikbare informatie. Voor een organisatie die dat kan breken gouden tijden aan als je het mij vraagt. Genoeg reden om IT en de business dezelfde taal te laten spreken en de wendbaarheid van de organisatie te verbeteren.